Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

 

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения
  2. Перечень баз персональных данных
  3. Цель обработки персональных данных
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных
  5. Местонахождение базы персональных данных
  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих должностных обязанностей, срок хранения персональных данных
  8. Права субъекта персональных данных
  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
  10. Государственная регистрация базы персональных данных

 

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определения терминов:

база персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в виде картотек персональных данных;

ответственное лицо — назначенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещённые и опубликованные с ведома субъекта персональных данных. Социальные сети и интернет-ресурсы, где субъект персональных данных размещает свои данные, не считаются общедоступными источниками (за исключением случаев, когда сам субъект указал, что данные размещены для свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных — любое документированное добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с определённой целью их обработки;

обезличивание персональных данных — удаление сведений, позволяющих идентифицировать лицо;

обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, осуществляемых полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, связанных со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем лицо, которому поручены технические работы с базой без доступа к содержанию персональных данных;

субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка его персональных данных в соответствии с законом;

третье лицо — любое лицо, кроме субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы и уполномоченного государственного органа по защите персональных данных, которому данные передаются согласно закону;

особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или философских убеждениях, членстве в политических партиях и профсоюзах, а также данные, касающиеся здоровья или сексуальной жизни.

1.2. Настоящее Положение обязательно для исполнения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно обрабатывают и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением служебных обязанностей.

 

2. Перечень баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

 

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчетов за приобретённые товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

 

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица на предоставление разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с определённой целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать этот документ и физическое лицо;
  • электронный документ, содержащий обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать данный документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица желательно подтверждать электронной подписью субъекта персональных данных;
  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, правах, установленных Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных), запрещается.

 

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

 

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа третьих лиц к персональным данным определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на их обработку, либо в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если данное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не способно их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подаёт запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место проживания (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность (для физического лица — заявителя);
  • наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица — заявителя);
  • фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого подаётся запрос;
  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подаётся запрос, либо сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;
  • перечень запрашиваемых персональных данных;
  • цель и/или правовые основания для запроса.

6.5. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных информирует лицо, подавшее запрос, что запрос будет удовлетворён либо соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, установленного соответствующим нормативно-правовым актом. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней с даты получения запроса. При этом общий срок рассмотрения вопросов, затронутых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.7. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица;
  • дата отправления уведомления;
  • причина отсрочки;
  • срок, в течение которого будет удовлетворён запрос.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещён в соответствии с законом.

6.10. В уведомлении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, отказавшего в доступе;
  • дата отправления уведомления;
  • причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суде.

 

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих должностных обязанностей, срок хранения персональных данных

7.1. Владелец базы персональных данных оснащён системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо назначается приказом Владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
  • разработать процедуры доступа сотрудников к персональным данным в соответствии с их профессиональными, должностными или трудовыми обязанностями;
  • обеспечить выполнение сотрудниками Владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы по обработке и защите персональных данных;
  • разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, который должен содержать нормы о периодичности такого контроля;
  • информировать Владельца базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;
  • обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку и уведомление указанного субъекта о его правах.

7.4. В целях выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, изданные Владельцем базы персональных данных и связанные с обработкой данных;
  • делать копии полученных документов, включая файлы и любые записи, хранящиеся в локальных сетях и автономных компьютерных системах;
  • участвовать в обсуждении своих обязанностей по организации защиты персональных данных при их обработке;
  • вносить предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, предлагать замечания и способы устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
  • получать разъяснения по вопросам обработки персональных данных;
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих должностных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих обработку и защиту данных в базах.

7.6. Сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, включая тех, кто осуществляет их обработку, обязаны не допускать разглашения персональных данных любым способом, если они были доверены им или стали известны в связи с выполнением профессиональных, должностных или трудовых обязанностей. Это обязательство действует и после прекращения их деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, включая тех, кто осуществляет их обработку, в случае нарушения требований Закона Украины «О защите персональных данных», несут ответственность согласно законодательству Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем необходимо для цели, с которой они были собраны, но в любом случае не дольше срока хранения, установленного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

 

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать местонахождение базы персональных данных, содержащей его данные, её назначение и наименование, местонахождение и/или место жительства (пребывания) владельца или распорядителя этой базы, либо поручить получение этой информации уполномоченному лицу, за исключением случаев, установленных законом;
  • получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в частности о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе;
  • иметь доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;
  • получить не позднее тридцати календарных дней с момента поступления запроса (если иное не предусмотрено законом) ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе, а также получить содержание таких данных;
  • предъявлять обоснованное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти и органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;
  • предъявлять обоснованное требование о внесении изменений или уничтожении своих персональных данных любым владельцем или распорядителем базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной утраты, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, ненаданием или несвоевременным предоставлением, а также от предоставления недостоверной информации, порочащей честь, достоинство и деловую репутацию;
  • обращаться по вопросам защиты своих прав к органам государственной власти, органам местного самоуправления, в компетенцию которых входит защита персональных данных;
  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

 

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, за исключением случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных подаёт запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место проживания (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;
  • иные сведения, позволяющие идентифицировать личность субъекта персональных данных;
  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подаётся запрос, либо сведения о владельце или распорядителе этой базы;
  • перечень запрашиваемых персональных данных.

9.4. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных информирует субъекта персональных данных, что запрос будет удовлетворён или соответствующие данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, установленного соответствующим нормативно-правовым актом.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

 

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины «О защите персональных данных».